Case

Roeselare 2030

Van ambtenaren tot ambassadeurs. Hoe betrek je de administratie op een brede en positieve manier bij een burgerparticipatie traject?


DE VRAGEN AAN LEVUUR

We willen als stadsorganisatie beter kunnen inspelen op de maatschappelijk groeiende vraag naar betrokkenheid. Na grondige zelfreflectie tijdens een traject onder leiding van het Kenniscentrum Vlaamse Steden willen we nu concrete stappen zetten door samen met burgers na te denken over de toekomst van de stad Roeselare.
Kunnen jullie ons hierin begeleiden?

MEER INFO
Evelien Cneut
Attaché van de burgemeester
ECneut@roeselare.be

Wanneer een stad of gemeente begint aan een traject rond burgerparticipatie, is het betrekken van de administratie niet altijd een evidentie. De eerste impuls voor een participatief project komt vaak uit politieke hoek of uit een enkel stadsdepartement. Hoe kan je deze vlam uitbreiden over de hele organisatie? En waarom zou je dit doen?

Met het grootschalige participatieve project “Roeselare 2030. Durf Dromen.”, koos de West-Vlaamse stad resoluut de kaart van brede betrokkenheid, niet enkel bij de burgers maar ook binnen de stadsadministratie. Er werd doelbewust ingezet op het versterken van de interne expertise van medewerkers én op dienstoverschrijdend samenwerken, en dit door 42 ambtenaren op te leiden en in te zetten als ambassadeurs van het project.

Naast heel concrete en gedragen inhoudelijke resultaten - gebundeld in een oriëntatienota voor het stadsbestuur en vertaald naar een ‘Krant van de toekomst’ voor de burgers - is er ook iets anders gebeurd in Roeselare. Iets wat je niet zo makkelijk kan meten, maar wel kan weten uit de vele reacties van ambtenaren en burgers: de stadsorganisatie is gegroeid op vlak van expertise, interne samenwerking en externe verbinding.







Meteen ook onze drie adviezen voor het breed en positief betrekken van ambtenaren:

1.
Koppel actie aan competentie-ontwikkeling

Leren om zinvolle gesprekken te faciliteren, leren omgaan met diverse meningen, leren out of the box denken: het zijn stuk voor stuk competenties die ambtenaren ook in hun dagelijkse job kunnen inzetten. Door ambtenaren actief bij het project te betrekken en hen hierop voor te bereiden met een vorming, creëer je meerwaarde op verschillende niveaus. Heel belangrijk daarbij is de integratie van werken en leren: organiseer dit niet als iets wat ‘bovenop de rest komt’, maar behandel het als een essentieel element om de dagelijkse werking van de administratie te versterken. In Roeselare betekende dit in concreto een opleiding creativiteit en coaching van de 42 ambassadeurs waarna ze zelf het veld introkken om het geleerde in actie om te zetten. Nu stellen velen van hen vast dat ze wat ze leerden nog steeds toepassen in hun werk.

2.
Bevorder interne samenwerking door dienstoverschrijdend te werken

De opvolging en uitvoering van participatieve projecten overlaten aan één stadsdienst (zoals communicatie, inspraak of wijkwerking) mag dan misschien wel efficiënter lijken, je wint er als organisatie en als stad zoveel meer bij door dienstoverschrijdend en over niveaus heen te werken. De interne verbinding die je creëert door een diverse groep van mensen samen deel te laten uitmaken van een zinvol verhaal, in direct contact met de burger, is goud waard.

De groep ambassadeurs in Roeselare bestond uit medewerkers die elkaar voordien amper of nooit spraken: een topmanager, een poetsvrouw, een beleidsmedewerker, groenarbeiders, de man van het containerpark,… Ze namen allemaal op een gelijkwaardige manier deel aan de vorming en het proces nadien, van gesprekken voeren en faciliteren tot clusteren. Het opende hun ogen en oren voor andere realiteiten en perspectieven: onmisbaar in een participatief proces én een bijzonder positieve kwaliteit in de dagelijkse samenwerking binnen een organisatie.

3.
. Laat ambtenaren ‘mens’ zijn en creëer zo meer verbinding met de burger

Geef ruimte aan ambtenaren om uit het keurslijf van beleidsdomein, functie en procedures te stappen, om nieuwsgierig te zijn, om het verhaal persoonlijk te maken en gesprekken te voeren op hun manier, zowel met burgers die ze tijdens het werk ontmoeten, als in hun eigen buurt of vriendenkring als ze dat wensen. Dit is niet alleen motiverend en boeiend voor de ambtenaren zelf, het geeft de burger ook een ander beeld van de administratie. Mensen die met mensen praten, dat werkt. In Roeselare bijvoorbeeld spraken sommigen van hen hun persoonlijke netwerk aan en organiseerden gesprekken in hun privé omgeving, anderen hielden creatieve babbels met hun ‘klanten’, zoals de man van het containerpark.

Er lagen nog andere factoren aan de basis van het succes van “Roeselare 2030. Durf Dromen.”, zoals de wervende interne communicatiecampagne die een grote groep wist te prikkelen, de samenwerking en afstemming met een communicatiebureau dat iedere fase vertaalde naar campagne, en een goede samenwerking met de politiek. Maar het breed betrekken van de administratie bleek écht een schot in de roos met duurzame effecten.

Hoe is het traject concreet verlopen?

Fase 1 – Het engagement

Het stadsbestuur engageert zich voor een breed gedragen toekomstdenken voor de stad met een horizon van minstens 15-20 jaar.

Fase 2 – De kerngroep

Een kerngroep van medewerkers tekent samen met Levuur het proces uit.

Fase 3 – De interne campagne

Binnen de stadsadministratie worden 42 medewerkers gerecruteerd: zij worden de enthousiaste ambassadeurs van dit project.

Fase 4a – De training

De ambassadeurs krijgen training rond creativiteit en het opzetten van een stadsgesprekken: hoe laat ik een groep mensen dromen over de toekomst van Roeselare in 2030?

Fase 5a – De droomsessies

Honderden burgers en burgerorganisaties worden uitgenodigd om in in kleine groepjes en op een creatieve manier te dromen en na te denken over de toekomst van hun stad. Dit onder het motto ‘in welk Roeselare willen wij leven in 2030? Welke waarden en kwaliteiten vinden we dan belangrijk?’ Er vinden een vijftigtal droomsessies plaats, verspreid over de hele stad, begeleid door de ambassadeurs.

Fase 5b – De online bevraging

Gelijktijdig met de droomsessies, loopt een grootschalige onlinebevraging: waar willen we met de stad staan in 2030? Waar droom ik van? Welke ideeën heb ik voor mijn ideale stad? Inwoners en gebruikers kunnen hun dromen en ideeën voor de stad inbrengen, alsook een score geven zodat de meest aansprekende ideeën zichtbaar worden.

Fase 5c – De kinderen

Er wordt ook een oproep gelanceerd naar scholen om op creatieve wijze uitdrukking te geven aan hun toekomstdromen: vele kinderen/klassen komen hun kunstwerken inleveren bij de burgemeester (tekeningen, gedichten, collages, maquettes, …): met dit materiaal wordt een tentoonstelling georganiseerd.

Fase 6 – Het clusteren

In een intensieve clusteroefening verwerkt Levuur samen met de ambassadeurs al het binnengekomen materiaal. We onderzoeken de behoeftes achter de vragen en dromen, formuleren kernwaarden en kwaliteiten die daarbij horen en gaan zo op zoek naar het DNA van Roeselare 2030. “Hoe beleven we dan onze stad? Welke concrete toekomstbeelden zien we? Wat zijn visionaire en prikkelende initiatieven of acties? Wat maakt ons uniek in de regio, de provincie, Vlaanderen?” Hieruit clusteren zich 6 sleutels: Ademen, Ontmoeten, Genieten, Bewegen, Groeien en Schitteren.

Fase 7 – Het stadsdebat

Een groot stadsdebat waarop we voor deze 6 sleutels de dromen vertalen naar concrete initiatieven en acties nodig om deze toekomstbeelden waar te maken.

Fase 8 – De output: oriëntatienota & ‘de krant van de toekomst’

De output uit de verschillende gespreksfora (analoog en digitaal) worden gebundeld in een oriëntatienota: een concreet-utopische toekomstvisie op de stad, richtinggevend voor het beleid van het stadsbestuur in de komende jaren en de basis voor het opstarten en uitwerken van de nieuwe strategische beleidsnota 2014-2019. De nota wordt mooi vertaald in een krant van de toekomst die in alle brievenbussen belandt.
Roeselare 2030 - De krant van de toekomst

De output werd in 2013 eveneens meegenomen bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan.