Case

Provincie Antwerpen

Schrijf samen met de stakeholders een strategisch plan voor Toerisme Kempen


DE VRAGEN AAN LEVUUR

We willen een nieuw strategisch beleidsplan opstellen voor toerisme in de Antwerpse Kempen. Hoe kunnen we de sector hierbij betrekken, zodat we komen tot een plan dat getuigt van een heldere toekomstvisie, die inspirerend en uitnodigend werkt voor de betrokkenen, en dat de (lokale) publieke en private sector prikkelt om dit plan samen waar te maken?

MEER INFO
Bie De Busser
Toerisme Provincie Antwerpen
Regiomanager Antwerpse Kempen
+ 32 14 40 82 70
bie.debusser@tpa.provant.be
www.antwerpsekempen.be

Toerisme Provincie Antwerpen (TPA) heeft een gewaardeerde traditie op vlak van strategische planning. De afgelopen beleidsperiodes werden trendsettende plannen opgemaakt van een zeer operationeel niveau waarmee de betrokken partners zoals gemeenten, vvv’s, ondernemers en verenigingen meteen en zeer actiegericht aan de slag konden gaan. En toch: het kon nog beter. Omwille van recente evoluties op vlak van toerisme en recreatie, wilde het TPA voor het nieuwe plan een alternatief resultaat, en ook het proces voor de opmaak van het plan wilden ze op een andere manier aanpakken.

TPA koos daarom voor een co-creatief multi-stakeholder proces, dat zowel in de breedte als in de diepte werd gevoerd. In hun eigen woorden:

"We hadden een strategisch plan voor toerisme in de Antwerpse Kempen kunnen laten schrijven door onze regiomanager, ergens weggestopt in een kantoortje. We hadden een studiebureau onder de arm kunnen nemen met een duidelijke opdracht: werk een plan uit voor de komende zes jaar. Maar zo zagen we het niet. Zo wilden we het niet. Terugkijkend op het proces dat we doorlopen hebben, durf ik luidop zeggen dat ik heel trots ben dat we het zo niet hebben gedaan. We hebben er immers voor gekozen om het plan te schrijven met al de mensen die er tijdens de uitvoeringsfase mee aan de slag zullen gaan. We nodigden lokale besturen en hun vrijwilligers, ondernemers, partnerorganisaties en toeristische verenigingen uit om mee na te denken over wat écht belangrijk is voor het toerisme in de Antwerpse Kempen. Waar zetten we op in? Wat heeft onze sector nodig? Waar dromen we van?"Bruno Peeters, voorzitter van Toerisme Provincie Antwerpen, gedeputeerde voor toerisme.

En wat heeft dit opgeleverd?

  • Het Strategisch Plan voor Toerisme in de Antwerpse Kempen 2013-2019 werd een inspirerende en uitnodigende toekomstvisie, vertaald in een inspiratiegids voor de sector die hier te downloaden is
  • In de loop van de sessies groeide duidelijk de energie, de betrokkenheid en het engagement in de sector: steeds meer mensen wilden mee op de kar springen, en het eindresultaat werd gedragen door alle betrokkenen.
  • Bovendien zorgde het kennismaken met en ervaren van innovatieve en co-creatieve vormen van overleg ook voor een frisse wind en nieuwe dynamiek in de verschillende betrokken organisaties.

Hoe betrek je stakeholders bij het maken van een beleidsplan? 4 do's en dont's

1.
Slimme Stakeholdermapping

DON'T

Simpelweg oplijsten welke belanghebbenden je denkt te moeten betrekken: door gebrek aan een goede analyse en het stellen van prioriteiten riskeer je energie en tijd te verspillen.

DO

Slimme stakeholdermapping: dit brengt de positie van je stakeholders tov je project in kaart. Stel vragen als: Wie heeft invloed en impact op het project, wiens expertise, kennis en input is belangrijk op welk moment, wie betrek je actief en wie hou je op de hoogte? Bij TPA bleek dat op basis van deze mapping de beschikbare energie en tijd veel efficiënter en juister kon worden beheerd.

2.
Sprekende woorden

DON'T

De weinig inspirerende taal van templates strak aanhouden: dit is dodelijk voor de creativiteit en innovatieve spirit.

DO

Durf eens met andere woorden te werken, vervang termen als ‘strategische doelstellingen’ bv. door het uitdagendere ‘ambities’. In dit TPA project zorgde deze simpele ingreep voor heel veel zin om aan de slag te gaan.

3.
Het midden houden tussen planning & speling

DON'T

Externe consultants uitnodigen nog voor je zelf hebt nagedacht over wat je precies wil. Maar anderzijds ook: teveel en te strak alles op voorhand willen afbakenen

DO

De opdracht was door TPA duidelijk omschreven, er was op voorhand goed nagedacht over de doelstellingen. Tegelijk werd er op het moment dat het nodig was ruimte gemaakt voor onverwachte zijsporen: in een proces waar je veel mensen bij betrekt, kun je onmogelijk alles op voorhand plannen en inschatten.

4.
Help, ze hebben de start gemist!

DON'T

Stakeholders die later in het proces stappen de stavaza in de maag splitsen en gewoon verder gaan.

DO

Door de gemeentelijke bestuurswissel begin 2013, vervoegden een pak nieuwe schepenen het project. Ze werden actief benaderd door TPA, uitgenodigd om het bestaande materiaal kritisch te bekijken, en actief mee te denken aan het verder scherpstellen ervan. Zo ontstond betrokkenheid en engagement: ze werden mede-eigenaar.

Hoe is het traject concreet verlopen?

Fase 1: Stakeholdermapping

Samen met Levuur-consultants Annemie en An brengt TPA de stakeholders van de sector in kaart: toeristische kantoren, ambtenaren, politieke actoren, kleine & grote ondernemers (van kleine B&B’s tot grote campings en recreatieparken), vrijwilligers en intermediaire organisaties die raakvlakken hebben met toerisme, zoals regionale landschappen en erfgoedcellen.

Fase 2: Naar de diepte: het oprichten van een planningsgroep

Er wordt een planningsgroep opgericht met medewerkers van TPA, de Levuur-consultants en een 4-tal vertegenwoordigers uit de sector. Dit team ontwerpt het proces, volgt alles op de voet, neemt waar nodig beslissingen en zet het finale resultaat neer.

Daarnaast werden ook multidisciplinaire teams gevormd die de verantwoordelijkheid kregen over productgroepen. Met de verantwoordelijken en de medewerkers binnen de diensten werd uitgeklaard hoe deze productgroepteams konden werken.

Fase 3: Werken in de breedte: workshops

Er vinden verschillende workshops plaats, zowel met specifieke actoren als breed-sectoriaal. De vragen die daarbij centraal staan, zijn: wat zijn onze ambities, waar willen we echt op inzetten, waar kunnen we het verschil maken en waar mogen we op het eind van deze beleidsperiode op afgerekend worden? Op basis daarvan worden een 6-tal productlijnen afgebakend die ambities inhoud geven.

Traject binnen het traject

Tijdens het traject wordt besloten om een kort zijtraject te organiseren rond de identiteit van de Antwerpse Kempen, met als doel scherper te kunnen formuleren wat het profiel van de regio is.

Fase 4: Finaliseren Strategisch Beleidsplan: creatie en voorstelling van een inspiratiegids

Het planningsteam vertaalt de output van de workshops in een mooie inspiratiegids die tijdens een breed-sectoriaal evenement wordt voorgesteld aan alle stakeholders.